Email Two Way Sync

Email Two Way Sync es una función que permite la sincronización de correos electrónicos entre CRM y un cliente de correo electrónico, en ambas direcciones. Cualquier correo electrónico enviado, recibido o actualizado en una plataforma se sincroniza automáticamente con la otra, lo que garantiza que todos los datos relevantes estén disponibles en ambos lugares. Actualmente, esto es compatible con Gmail y Outlook.

¿Qué es la sincronización bidireccional del correo electrónico?

Los usuarios pueden conectar sus cuentas de correo electrónico personales de Gmail o Outlook y sincronizar los correos electrónicos entrantes y salientes entre CRM y sus cuentas personales de Gmail o Outlook. Los usuarios pueden utilizar sus cuentas de correo electrónico para enviar, recibir y realizar un seguimiento de correos electrónicos. La sincronización se establecerá entre ambas plataformas en diferentes circunstancias.

Perspectiva:

Cuando se inicia un hilo de correo electrónico desde CRM (primer mensaje saliente). Todos los correos electrónicos posteriores del hilo se sincronizarán entre ambas plataformas. Esta función es una configuración a nivel de usuario y no afecta a otros usuarios de la subcuenta.

Gmail:

Hay dos casos de cómo se puede establecer la sincronización.

1. Puede enviar un correo electrónico a un contacto desde CRM para iniciar la sincronización entre ambas plataformas.
2. Gmail Sync también funciona si un contacto ya guardado en CRM envía un correo electrónico al Usuario (que tiene la sincronización bidireccional de Gmail integrada) en su dirección de correo electrónico de Gmail. El correo electrónico se sincronizaría con la pestaña de conversaciones. El contacto también debe asignarse previamente al usuario.

tenga en cuenta

Si el usuario se agrega a varias subcuentas y ha integrado la misma cuenta de Gmail para la sincronización bidireccional de Gmail en todas esas cuentas, el correo electrónico del contacto irá a la pestaña de conversaciones de todas esas subcuentas, pero solo conservaremos la instancia de ese contacto en esa subcuenta a la que responde el usuario. La sincronización se interrumpirá en todos los demás casos. El filtro adicional de usuario asignado al contacto existente también garantiza que la conversación no vaya a subcuentas a las que no pertenece el contacto.

Pasos para conectarse

Por favor vaya a las subcuentas Ajustes página. Ir al Perfil pestaña y luego la General pestaña y desplácese hacia abajo hasta la sección Correo electrónico (sincronización bidireccional) 

Tenga en cuenta:

Solo verá la pestaña Perfil si está agregado a la subcuenta que está viendo en ese momento.

Sincronización bidireccional de Gmail:

Allí, si desea utilizar la sincronización bidireccional de Gmail, seleccione Sincronización bidireccional de Gmail y presione Conectar.

Luego le pedirá que elija una de las cuentas de Gmail disponibles en ese navegador o le pedirá que conecte una cuenta de Gmail; seleccione el que necesita; Para conectar una nueva cuenta, deberá ingresar las credenciales de esa cuenta en la ventana emergente.

Al conectarlo, se le preguntará qué permisos le permite a LeadConnector tener en su cuenta de Gmail; asegúrese de permitir todo y luego presione habilitar continuar:

Una vez que golpeas, Continuar, Verá la cuenta de Gmail que desee conectada en la pestaña Sincronización bidireccional de correo electrónico:

Límites de tarifas de Google

¿Cómo funciona la sincronización bidireccional de Gmail entre CRM y su cuenta de correo electrónico?

Hay dos casos de cómo se puede establecer la sincronización.

1. Puede enviar un correo electrónico a un contacto desde CRM para iniciar la sincronización entre ambas plataformas.
2. Gmail Sync también funciona si un contacto ya guardado en CRM envía un correo electrónico al Usuario (que tiene la sincronización bidireccional de Gmail integrada) en su dirección de correo electrónico de Gmail. El correo electrónico se sincronizaría con la pestaña de conversaciones. El contacto también debe asignarse previamente al usuario.

tenga en cuenta

Si el usuario se agrega a varias subcuentas y ha integrado la misma cuenta de Gmail para la sincronización bidireccional de Gmail en todas esas cuentas, el correo electrónico del contacto irá a la pestaña de conversaciones de todas esas subcuentas, pero solo conservaremos la instancia de ese contacto en esa subcuenta a la que responde el usuario. La sincronización se interrumpirá en todos los demás casos. El filtro adicional de usuario asignado al contacto existente también garantiza que la conversación no vaya a subcuentas a las que no pertenece el contacto.

El correo electrónico enviado aparecerá en la bandeja de entrada de enviados de la cuenta integrada de Gmail:

Tenga en cuenta:

Gmail admite solo ~500 correos electrónicos por día y los correos electrónicos que superen esa cantidad no tendrán éxito.
Todos los mensajes posteriores en el hilo de correo electrónico estarán sincronizados. Los correos electrónicos salientes de su correo electrónico se reflejarán en el CRM y viceversa.

Tenga en cuenta:

El límite de tamaño de archivos adjuntos admitido para la sincronización bidireccional de Gmail es 25 MB.

Sincronización bidireccional de Outlook:

Si desea utilizar la sincronización bidireccional de Outlook, seleccione Perspectiva en Correo electrónico (sincronización bidireccional)como su proveedor de correo electrónico y haga clic en Conectar.

Complete la autorización ingresando sus credenciales de ID de correo electrónico de Outlook.

Aprobar los permisos solicitados para Conector principal:

En la página de perfil, desplácese hacia abajo hasta la sección Correo electrónico (sincronización bidireccional) para ver su correo electrónico en el estado de la conexión.

¿Cómo funciona la sincronización bidireccional de Outlook entre CRM y su cuenta de correo electrónico?

Deberá enviar un correo electrónico a un contacto del CRM para iniciar la sincronización entre ambas plataformas.

tenga en cuenta

El primer correo electrónico saliente debe iniciarse desde CRM para establecer la sincronización.

Todos los mensajes posteriores en el hilo de correo electrónico (iniciados desde CRM) estarán sincronizados.
Los correos electrónicos de su correo electrónico se reflejarán en el CRM y viceversa.

Un hilo de correo electrónico iniciado desde su correo electrónico no se sincronizará con CRM. Solo se sincronizarán los hilos de correo electrónico que se formaron desde CRM. creado

Si se envió un correo electrónico saliente (mientras la sincronización estaba en estado activo) y luego la sincronización se desconectó del CRM, los mensajes posteriores en el hilo dejarán de sincronizarse. Esto también dejará de sincronizar nuevos correos electrónicos salientes enviados desde CRM.

tenga en cuenta

Adjuntos de hasta 3 megabytes El tamaño funciona en esta sincronización, cualquier archivo adjunto mayor que este tamaño hará que el mensaje no se sincronice.

Tipos de archivos admitidos: JPG, JPEG, PNG, MP4, MPEG, ZIP, RAR, PDF, DOC, DOCX, TXT

Otras funcionalidades para Outlook y Gmail Two-Way Sync

Actualizar correo electrónico: 

Esto ayuda a los usuarios a cambiar su ID de correo electrónico conectado por otro sin desconectar la conexión anterior.

Los nuevos correos electrónicos salientes del CRM comenzarán a sincronizarse con la dirección de correo electrónico recién agregada. Los próximos mensajes en el ID de correo electrónico previamente conectado (mismo hilo) dejarán de sincronizarse entre el CRM y el correo electrónico personal. 

Desconectar correo electrónico: 

Esto ayuda a los usuarios a desconectar su conexión y detener la sincronización con CRM. La desconexión de publicaciones, los correos electrónicos o los mensajes no se sincronizarán entre ambas plataformas.

Dirección CCO

Puede incluir la dirección CCO en el campo CC o B al enviar un correo electrónico desde Gmail/Outlook. Al hacerlo, se agregarán automáticamente el contacto y la conversación a su CRM, lo que agilizará la comunicación y garantizará que todos los datos relevantes estén centralizados. En el futuro, cualquier correo electrónico recibido de este contacto en el nivel de la bandeja de entrada de Gmail/Outlook se sincronizará automáticamente con CRM.

¿La sincronización bidireccional solo funciona con correos electrónicos individuales o correos electrónicos y flujos de trabajo masivos?

Cómo funciona la asignación de dominio del remitente para diferentes tipos de correos electrónicos:

Correo electrónico individual: Al conectar una cuenta de correo electrónico personal (Gmail), el ID de correo electrónico de Gmail se considerará el dominio del remitente para los correos electrónicos que el usuario envía para correos electrónicos individuales. Los correos electrónicos individuales se envían directamente desde Gmail cuando se activa la sincronización bidireccional para el usuario. Tenga en cuenta que Google establece un límite de 500 correos electrónicos diarios, que se aplica a esta funcionalidad.

Correo electrónico masivo: Esto seguirá enviándose desde el proveedor de correo electrónico del nivel de subcuenta. La sincronización bidireccional no afectará esto.

Flujo de trabajo y automatización: En términos de correos electrónicos automatizados, se envían desde proveedores de nivel de subcuenta. Este acuerdo integra a la perfección sus flujos de trabajo de CRM automatizados y el sistema de envío de correo electrónico.

Tenga en cuenta:

Con esta configuración, los usuarios pueden aprovechar la sincronización bidireccional para sus correos electrónicos individuales y al mismo tiempo enviar correos electrónicos masivos con éxito. El límite impuesto por Gmail de 500 correos electrónicos por día se aplica sólo a correos electrónicos individuales, por lo que los usuarios pueden enviar correos electrónicos masivos a través de LeadConnector/SMTP sin preocuparse por alcanzar este límite. Esta es una característica de diseño bien pensada que permite a los usuarios realizar campañas masivas de correo electrónico sin verse limitados por el límite diario de correo electrónico de Gmail.

Preguntas frecuentes (solo Gmail)

¿Qué sucede con los correos electrónicos recibidos de contactos existentes?

Todos los correos electrónicos entrantes de contactos existentes se reflejarán en su bandeja de entrada de CRM y Gmail/Outlook. Esta sincronización bidireccional garantiza un registro completo de todas sus comunicaciones en ambas plataformas.

¿Eliminar una cuenta sincronizada eliminará los correos electrónicos existentes?

No, eliminar una cuenta sincronizada no eliminará ningún correo electrónico existente. Sus correos electrónicos sincronizados previamente permanecerán intactos y la sincronización solo afectará a los correos electrónicos nuevos enviados o recibidos después de que se elimine la cuenta.

¿Se sincronizan los nuevos correos electrónicos después de que se elimina una cuenta?

Los nuevos correos electrónicos enviados o recibidos después de eliminar la cuenta no se sincronizarán entre CRM y Gmail/Outlook. La sincronización entre las dos plataformas continuará para los correos electrónicos existentes y los correos electrónicos nuevos no se incluirán en la sincronización.

¿Se sincronizarán todos mis contactos existentes en Gmail con CRM?

Sí, la sincronización bidireccional identifica y sincroniza los contactos existentes de Gmail con CRM. Los correos electrónicos entrantes de estos contactos se completan automáticamente en el contacto respectivo, pero los correos electrónicos anteriores (antes de que se conecte la integración) no se pueden sincronizar.

¿Qué sucede cuando se recibe un nuevo correo electrónico de un contacto?

Los nuevos correos electrónicos entrantes de contactos existentes se reflejarán como nuevos correos electrónicos en CRM y Gmail. Si el correo electrónico pertenece a un hilo de conversación existente, se mostrará como un correo electrónico nuevo dentro del mismo hilo.

¿Qué sucede con los correos electrónicos enviados desde CRM o Gmail?

Los correos electrónicos salientes enviados desde CRM se registrarán automáticamente en la carpeta Enviados del correo sincronizado. Por el contrario, los correos electrónicos del proveedor de correo sincronizado aparecerán automáticamente debajo de las conversaciones del contacto de CRM correspondiente.

¿Cómo se manejan los destinatarios cc/cco en la sincronización?

Si un usuario tiene una copia o una copia en copia, o se incluye en varios destinatarios en Gmail, esta información se refleja en el contacto respectivo en el CRM, lo que garantiza una visibilidad completa de todas las comunicaciones. No se crean nuevos contactos para las direcciones de correo electrónico CC y CCO.

¿Qué pasa si un contacto envía un correo electrónico a otra persona pero incluye al usuario de CRM?

En este caso, el correo electrónico quedará reflejado bajo el CRM asociándolo al contacto respectivo, manteniendo el historial completo de conversaciones.

¿Cómo se gestiona el hilo de conversación cuando participan varios destinatarios?

En caso de que haya varios destinatarios en un correo electrónico, el primer contacto se convierte en la pestaña de conversación en el CRM. Todos los correos electrónicos posteriores aparecerán en este hilo.

¿Qué pasa si el mismo contacto existe en varias ubicaciones para la misma dirección de correo electrónico sincronizada?

El correo electrónico que se origina en el CRM se reflejará únicamente en la ubicación respectiva. Las respuestas y comunicaciones posteriores también deben ser específicas de esa ubicación. Sin embargo, los correos electrónicos de un contacto al usuario de CRM deben reflejarse en todas las ubicaciones.

¿Qué es la dirección CCO y cómo funciona?

Puede incluir la dirección CCO en el campo CC o CCO al enviar un correo electrónico desde Gmail/Outlook.. Esto agrega automáticamente la conversación y el contacto en el CRM, agilizando la comunicación y la gestión de datos.En el futuro, cualquier correo electrónico recibido de este contacto en el nivel de la bandeja de entrada de Gmail/Outlook se sincronizará automáticamente con CRM.

¿Cómo se maneja la conexión segura si cambian las credenciales de inicio de sesión de Gmail?

En caso de que se cambien las credenciales de inicio de sesión, CRM le pedirá que se vuelva a autenticar y resincronizar el correo electrónico para mantener una conexión segura.

¿Qué sucede cuando se reenvía un correo electrónico desde Gmail?

Cualquier correo electrónico reenviado a un contacto existente se tratará como un correo electrónico enviado y se sincronizará con ese contacto en CRM.

¿Qué pasa si hay correos electrónicos duplicados con varios contactos?

Los correos electrónicos duplicados enviados a varios contactos se asociarán con el primer contacto creado en CRM.